Kratek odgovor
Zapisnik o deratizaciji za HACCP mapo naj omogoča sledljiv odgovor na pet vprašanj: kdaj in kje je bil opravljen pregled, kaj je bilo pregledano, kaj je bilo ugotovljeno, kateri ukrepi so bili izvedeni oziroma priporočeni in kdo bo odprte ukrepe zaključil. Pri uporabi biocidov naj zapis poveže proizvod in način uporabe z navodili izvajalca; v živilski dejavnosti mora biti nadzor škodljivcev del dokumentiranih higienskih postopkov, ne le ustni dogovor.
Ključne točke
- Zapisnik ni le potrdilo o obisku: poveže pregledane cone, ugotovitve, ukrepe in odgovorno osebo za odprte naloge.
- Pri živilski dejavnosti morajo biti zapisi o nadzoru škodljivcev dostopni kot del spremljajočih higienskih programov.
- Tloris in identifikacija kontrolnih točk omogočita, da se ugotovitev ponovno preveri na istem mestu.
- Če se uporabijo biocidi, naj zapis usmeri k proizvodu, navodilom in varnostnim omejitvam, ne k samostojnemu ravnanju z njimi.
Zakaj zapisnik potrebuje več kot datum in podpis
V živilskih obratih Uredba (ES) št. 852/2004 zahteva higienske postopke, ki vključujejo učinkovito obvladovanje škodljivih organizmov, in ukrepe v zvezi z vodenjem evidence. Slovenske smernice za dobro higiensko prakso izrecno navajajo zapise o nadzoru škodljivcev, DDD in korektivnih ukrepih med zapisi spremljajočih programov.
Uporaben zapisnik zato ne dokazuje samo, da je nekdo prišel na objekt. Vodji objekta omogoča, da primerja stanje skozi čas, izvede priporočene spremembe in ob naslednjem obisku preveri, ali je bila ugotovitev dejansko odpravljena.
Jedro zapisnika po posameznem obisku
| Del zapisa | Kaj naj bo razvidno | Zakaj je uporabno |
|---|---|---|
| Identifikacija obiska | Datum, ura, lokacija oziroma enota, ime izvajalca in odgovorna oseba na objektu. | Zapis je mogoče povezati s konkretnim obiskom in predati odgovorni osebi. |
| Pregledane cone | Prostori, zunanji obroč in številke točk na aktualnem tlorisu. | Pozneje je jasno, kaj je bilo pregledano in katere cone niso bile dostopne. |
| Ugotovitve | Znaki aktivnosti, poškodbe, prazna oziroma nedostopna točka, tveganja in okoliščine; brez ugotovitev naj bo to navedeno po pregledanih conah. | Loči opažanja od domnev in omogoča primerjavo s prejšnjimi zapisi. |
| Izvedeni ukrepi | Kaj je izvajalec na obisku pregledal, zamenjal, odstranil ali drugače uredil ter morebitna navodila za varen režim na objektu. | Naročnik ve, kaj je bilo izvedeno in kaj zahteva nadaljnje spremljanje. |
| Odprti korektivni ukrepi | Konkretna naloga, odgovorna oseba, rok in način potrditve zaključka, na primer tesnjenje odprtine ali ureditev odpadkov. | Priporočilo se spremeni v sledljivo nalogo, ne ostane opomba na zapisniku. |
| Naslednje preverjanje | Ali je potreben ponovni ogled, dodatna kontrola ali prilagoditev programa in zakaj. | Pomaga razlikovati redni pregled od odziva na aktivno najdbo. |
Kako zapisati uporabo biocida brez nevarnih navodil
Kadar izvajalec uporabi biocidni proizvod, naj zapisnik oziroma povezana evidenca nedvoumno navede, kateri proizvod je bil uporabljen, na kateri coni in katera navodila ali omejitve veljajo za objekt. Ne vpisujte domačih navodil za odmerjanje, prelaganje vab ali ponovni vstop: za to so pristojna navodila za konkretni proizvod in izvajalec.
SPOT navaja, da mora izvajalec DDD voditi evidenco o opravljenih postopkih ter o nabavi in uporabi biocidov. Urad RS za kemikalije pa poudarja, da morajo poklicni uporabniki ravnati v skladu z dovoljenjem, etiketo in Povzetkom značilnosti biocidnega proizvoda. Na objektu naj zato ostane jasna povezava med zapisnikom, varnostnim navodilom in odgovorno osebo.
Tloris, fotografije in priloge naj podpirajo zapisnik
Tloris ni nadomestek zapisnika, je pa njegova navigacija. Na njem naj bodo enako označene kontrolne točke in cone, kot jih uporablja zapisnik. Ob prenovi, prestavitvi točke ali spremembi dostave posodobite tloris in zabeležite, od kdaj velja nova različica.
Fotografija je smiselna pri poškodbi, odprtini, razsutju, dostopu do odpadkov ali drugi ugotovitvi, ki je opis ne pojasni dovolj dobro. Pri njej dodajte datum, lokacijo in povezavo z ugotovitvijo; ne fotografirajte živil, zaposlenih ali obiskovalcev brez potrebe.
Kontrolni seznam pred arhiviranjem zapisnika
- 1
Povežite obisk z objektom
Preverite datum, lokacijo oziroma enoto, izvajalca in osebo, ki je zapisnik prevzela na objektu.
- 2
Primerjajte s tlorisom
Označite pregledane cone in točke ter zapišite razloge, če do katere točke ni bilo mogoče dostopati.
- 3
Zapišite dejstva in ukrepe ločeno
Najdbe oziroma znake aktivnosti opišite posebej od tega, kar je bilo izvedeno med obiskom.
- 4
Dodelite odprte naloge
Za vsak korektivni ukrep določite lastnika, rok in dokaz oziroma način potrditve zaključka.
- 5
Dopolnite evidence in arhiv
Povežite zapisnik s tlorisom, varnostnimi navodili in evidencami uporabe biocidov, kadar so relevantne, ter ga shranite v dostopno HACCP dokumentacijo.
Naslednji korak: uskladite obliko zapisa s svojim objektom
DDD360 lahko pred začetkom programa pregleda obstoječo mapo, tloris in način, kako objekt zapira korektivne ukrepe. Za dober začetni pregled pripravite zadnje zapisnike, lokacije preteklih najdb, fotografije kritičnih mest in podatke o spremembah v dostavi, odpadkih ali prostorih.
Povezane storitve in panoge
Vse spodaj izvajamo po vsej Sloveniji, v okviru ene pogodbe.
Viri in uradna izhodišča
- Uredba (ES) št. 852/2004 — higiena živil
Higienski postopki, učinkovito obvladovanje škodljivcev in vodenje evidence pri živilski dejavnosti.
- Smernice dobre higienske prakse in uporabe načel HACCP
Zapisi o nadzoru škodljivcev, DDD in korektivnih ukrepih kot del spremljajočih programov.
- SPOT — dovoljenje za opravljanje dejavnosti DDD
Izvajalec DDD vodi evidence o opravljenih postopkih ter nabavi in uporabi biocidov.
- Urad RS za kemikalije — pravilna uporaba biocidnih proizvodov
Biocide morajo poklicni uporabniki uporabljati skladno z dovoljenjem, etiketo in SPC.
